Att strukturera arbetet

[Gammeln]

... för att det ger direkt tillfredsställelse att något är avslutat, för att det gick lätt? Lätt fälla att falla i, när man har saker som väntar som kräver mer kraft och tid. Men fel väg att gå på lång sikt.

Nja snarare att lägga ut en rökridå så att andra TROR att man även får nått gjort på de jobb som är mer avancerade och tar tid

 

[Philosophia]

Det du lär ut till studenter varför duger inte det till dig

Fast jag lär inte ut struktur (vilket förmodligen är turligt för studenterna ). Det får de lära sig på annat håll.

 

[Philosophia]

Gör som du gör med studenterna. Sätt betyg, sätt poäng

En rätt bra tanke faktiskt! Men då måste jag på förhand bestämma mig för om allt behöver göras perfekt, eller om det är tillräckligt med ett B eller till och med ett C (och för vissa uppgifter kanske rent av D). Jag ska grunna lite på det faktiskt!

 

[Gammeln]

Fast jag lär inte ut struktur (vilket förmodligen är turligt för studenterna . Det får de lära sig på annat håll.

Ja men dom kommer ju till dig för att få hjälp och då svammlar du ju ihop nått som slutar med.........kanske du kan gör så här

 

[Sleepy]

bestämma mig för om allt behöver göras perfekt

Att hitta en "good-enough"-nivå är bra. Annars fastnar man i detaljpetande.

 

[avslutat medlemskap]

Skjut från höften lite, låt inte planeringen bli en uppgift i sig. Bara stora drag med penseln först så du får ramarna. Sen försöker du hålla dig inom dem.

Svammel, svammel.

Nej inte alls svammel, det är så där det måste gå till. Jag står just nu i ett projekt som kräver planering i flera steg, renovering av en lastbilsmotor som fick en invändig vattenläcka pga. att den som "löst problemet" från fabriken troligen var ganska efterbliven.

Eftersom jag inte visste ett dugg från början och det är bråttom (firmabil) så får man ju börja med att riva och se vad man hittar, göra bedömningen "vad kan jag göra själv" och vad ska lejas bort, samt givetvis inte överskrida budget heller. Vissa reservdelar lönar sig inte alls att tillverka själv, vissa måste tillverkas här då dom inte går att köpa och viss omkonstruktion är också nödvändig för att inte det ska sluta likadant efter ett halvår igen.

Planering i stort, bryta upp i mindre delar, göra det man kan själv medans blocket är på borrning och sen ihop med maskin och trycka i den igen i lastbilen är övergripande planeringen.

En liten detaljplanering kan jag bjuda på, ett glödstift rasade gängan i toppen av aluminium på och insatsgängor med stigningen M10 x 1 mm finns inte så då blev det till att tillverka en gängtapp och sen svarva en insatsgänga i rostfritt syrafast gods. Inget en auktoriserad verkstad kan göra och vinsten blev 15,000:- för det kostar en ny topp. Kostnaden för bearbetning och material här gick på en femhundring max och tidsplaneringen sprack inte heller iom. att blocket skickades på borrning och det var väntetid på nya kolvarna.

 

[Philosophia]

Ja men dom kommer ju till dig för att få hjälp och då svammlar du ju ihop nått som slutar med.........kanske du kan gör så här

Fast det är ju mindre problematiskt eftersom deras arbeten begränsas så tydligt av tidsramar (terminer el. kurser) vilket gör arbetet väldigt lätt att överblicka (särskilt för mig som (oftast, men inte alltid) kan mer än mina studenter). Deras insatser (och i förlängningen även min betygssättning) styrs ju av vad som är rimligt att åstadkomma under en kraftigt begränsad tid med begränsade resurser, en situation som kanske inte simulerar en situation arbetslivet.

 

[Gammeln]

En rätt bra tanke faktiskt! Men då måste jag på förhand bestämma mig för om allt behöver göras perfekt, eller om det är tillräckligt med ett B eller till och med ett C (och för vissa uppgifter kanske rent av D). Jag ska grunna lite på det faktiskt!

Fast det är ju mindre problematiskt eftersom deras arbeten begränsas så tydligt av tidsramar (terminer el. kurser) vilket gör arbetet väldigt lätt att överblicka (särskilt för mig som (oftast, men inte alltid) kan mer än mina studenter). Deras insatser (och i förlängningen även min betygssättning) styrs ju av vad som är rimligt att åstadkomma under en kraftigt begränsad tid med begränsade resurser, en situation som kanske inte simulerar en situation arbetslivet.

Jo men vissa beslut är ju detsamma oavsett tidsaspekten. Däremellan sker ju själva jobbet med vissa avstämningar och mindre beslut, kanske andra vägval, nya avstämningar och sedan kanske stora beslut, sedan är man i mål.

 

[mamman]

"Av ovannämnda skäl så är alltid min e-postkorg noga avbetad" Låter som en dröm för mig som alltid får varningar om full postkorg (trots STOR).
I lite större projekt använder man sig av Gantt-scheman för att planera in när allt måste vara gjort. Det ger en bra överblick. Man ser också beroenden - vad som måste var klart för att något annat ska kunna göras. Just nu jobbar jag i flera större och mindre projekt som har olika leveranser "före semestrarna", så igår gjorde jag mitt eget lilla gantt-schema (enkelt i excel) med allt som ska göras de närmaste veckorna. Möten, rapporter som ska bli klara, offerter och planering av det som ska göras när jag är tillbaka. Det behöver inte vara så avancerat eller ta mycket tid. Med hjälp av Outlook tog det en halvtimme. Paniken som kommit smygande försvann. När jag lagt in allt i schemat blev det lite struktur och jag kunde se att det inte var omöjligt att klara.
Annars är jag en stor vän av Göra-listor när det börjar köra ihop sig. Kan göra dem för en dag eller en vecka. Jag har lätt för att genast kasta mig över nya projekt och då kan de gamla bli lidande, då är det bra med en lista. Likaså om man har en massa människor att kontakta eller småuppgifter som lätt drunknar i de stora. Skriv en lista och bocka av. Också bra om det är något jobbigt som man lätt skjuter upp, skönt att kunna bocka av det .
Ett tag hade jag ett arbete där nästan vad som helst kunde hända under dagen och störa alla ambitioner om strukturerat arbete. Om en akut utryckning kom på morgonen så var hjärnan kanske tom sedan - vad vara det jag hade tänkt göra idag - egentligen? Då började jag med mina Göra-listor på morgonen innan jag gick till jobbet. Kom något akut så var det bara att återvända till listan.

 

[Lejonelle]

Det är väl framförallt det där med att gå baklänges i kalendern och bryta ner vad som behöver göras för att nå målet som jag har svårt för (och behöver få kläm på). Jag har liksom lite svårt att på ett tydligt och konkret sätt formulera delmålen (hur stora de ska vara och vad de ska bestå i).

Jag brukar utgå från deadlines och produkten som ska levereras. Har du såna? Jobbar du i akademiska världen fortfarande?

Exempel på produkter kan vara en artikel, en hög med rättade tentor, en kursplan, en handledningstimme.

Det som är viktigast att planera är
- stora uppgifter som sträcker sig över lång tid
- viktiga produkter
- tidskritiska leveranser (måste verkligen bli klart den dagen)
- tid för återhämtning
- uppgifter som kräver samverkan med andra eller leveranser som andra är beroende av

Såna saker måste du avsätta tid för. Små uppgifter hinner man ändå men som du redan konstaterat får inte små uppgifter äta upp tiden från de stora uppgifterna.

Man ska inte detaljplanera mer än nödvändigt och inte dela upp uppgiften i mindre delar än nödvändigt. Jag försöker att ha en halv dag som min minsta enhet. Det innebär c:a 2,5 timme eftersom man får ta hänsyn till avbrott och små uppgifter som man behöver hinna samtidigt.

Om du utgår från den färdiga produkten som du vill leverera vad behöver du göra?
Baklängesplanering innebär då att du utgår från det sista du gör före färdig produkt och sen jobbar dig framåt. För att leverera en text skulle det kunna se ut såhär kanske.
- skickar till tryck
- rättar fel i korrektur
- skickar för korrekturläsning (planera med väntetid)
- slutbearbetar texten
- skickar text för synpunkter (planera med väntetid)
- skriver brödtexten
- fördjupar dig i litteratur
- skriver utkast
- läser litteratur
- beställer litteratur (behöver ta hänsyn till väntetid kanske?)
- rekar relevant litteratur

Genom att baklängesplanera dessa uppgifter och försöka tidsuppskatta var och en vet du när du måste börja för att hinna klart till rätt dag. Glöm inte lägga in tid för störningar och avbrott i din planering, sånt händer alltid och du behöver en tidsbuffert för det oförutsedda. Milstolpar kan vara bra att definiera för att hålla koll på ditt projekt. I exemplet ovan skulle det kanske vara lämpligt att ha en milstolpe där du ska skicka din text till någon för synpunkter. Om du inte är färdig att skicka på rätt dag vet du att du har en försening i projektet som du måste jobba in, sänka ambitionsnivån eller leverera senare.

OBS att du behöver prioritera mellan dina projekt och veta vilket av dem som är viktigast och minst viktigt. Viktigt är inte samma sak som bråttom. Något kan vara viktigare än det som just nu är mest bråttom så lura då inte dig själv att alltid låta "bråttomast" styra.

Projektplaneringsverktyg kan vara en hjälp för dig och det finns många, viss webbaserade, vissa kanske mer än du behöver, googla och se.

 

[Lejonelle]

Om vi fortsätter med husbyggande som en analogi så kan grunden vara mer eller mindre perfekt, mer eller mindre förberedd för oväntade konsekvenser (ska jag förbereda för bredband trots att det ännu inte finns i byn?). Vad ska jag nöja sig med? Om jag lägger ribban på en viss nivå och senare upptäcker att jag behöver jobba mer med grunden, ska jag göra det då jag direkt upptäcker bristerna eller gör jag det i ett senare skede?

Men om du tror att en uppgift ska ta två veckor och det visar sig att detta inte räcker, så har du ju inget annat val än att omförhandla hela din plan. Ska grunden få ta en vecka till och slutleveransen då dröja en vecka? Ska det nya inslaget bli ett tillägg till projektet som visserligen är bra, men som kan komma i nästa etapp? Är det nya som upptäckts verkligen nödvändigt eller är det "bra att ha"? Hur står sig det nya i jämförelsen med andra projekt som du lovat leverera, kan dessa försenas?

Om ditt projekt inte tål försening så ska du lägga ribban på det som du hinner gör apå den tid du har avsatt för uppgiften. Om du har avsatt två veckor får den ta två veckor helt enkelt och du gör det bästa jobb du hinner göra på den tiden. Så kallad timeboxing.

Jag kan inte ditt expertfält så vad som är tillräckligt bra behöver du själv formulera. Jag inser att det är en skillnad mellan den akademiska världen och industrin i stort eftersom ni är mera fokuserade på kvaliteten på slutprodukten och att den ska hålla för en tuff granskning, medan det för industrin är viktigare att det kommer något som är "good enough" på rätt dag.

Hela min erfarenhet med många år som projektledare av stora och komplexa teknikprojekt säger mig att man dock inte kan lösa problemet med att jobba fler timmar, annat än väldigt kortsiktigt. För övertidstimmarna kommer i regel ändå eftersom det är väldigt svårt att tidsuppskatta. Med träning blir man dock bättre på det.

 

[Philosophia]

Jag tackar för alla tips! Mitt internet har legat nere i några dagar så jag har läst men inte haft tålamod att skriva några längre rader på min mobil. Egentligen har jag koll på baklängesplaneringen av enskilda projekt. Det är liksom när jag jobbar med flera olika projekt, med olika krav, olika deadline och som är väldigt olika till sin karaktär som jag har svårt att få ihop det och verkligen hålla mig till tidsplanen. Fastnar jag på något i projekt 1 så tänker jag att jag då lika gärna kan gå till projekt 2 eller 3 där jag har en massa mejl att besvara. Jag tänker mig att det är tidseffektivt att göra så, men egentligen kanske det bara är dumt? Det är nog egentligen sådana tips på strukturerande som jag är ute efter. Ska jag benhårt hålla mig till ramarna och planeringen, eller ska jag flexa när det passar?

 

[Sleepy]

Fastnar jag på något i projekt 1 så tänker jag att jag då lika gärna kan gå till projekt 2 eller 3 där jag har en massa mejl att besvara. Jag tänker mig att det är tidseffektivt att göra så

Det kan det ju vara, det beror ju på. Ibland kör man ju fast för att man behöver lite paus och klura på nåt och då kan man ju göra det lite i bakhuvudet medan man gör nåt annat. Sen blir allt lättare när man går tillbaka. Men gör man så varje gg det känns motigt istället för att ta tjuren vid hornen och lösa problemet, så är det ju stalling man håller på med, samtidigt som man klappar sig själv på axeln och berömmer sig själv för att vara effektiv.

 

[avslutat medlemskap]

Jag flexar där det finns något att vinna på det, antingen tidsmässigt eller arbetsmässigt samt att jag gör det som vädret tillåter när det gäller utomhusarbete. 2-3-4-5 projekt samtidigt, inga problem, bara man ser till att det viktigaste blir gjort först i den mån det är möjligt.

Just nu är renoveringen av lastbilsmotorn avstannad då jag väntar på delar, då ägnar jag mig åt att fortsätta färdigställa nya brunnen som varit ett långtidsprojekt att ta till när ork, väder och tid sammanfallit för den gamla funkar än men kommer att ge upp inom en framtid (vattenspets i siltlager i sandås) och då är det bara att ta den nya anläggningen i drift.

 

[Philosophia]

Men gör man så varje gg det känns motigt istället för att ta tjuren vid hornen och lösa problemet, så är det ju stalling man håller på med, samtidigt som man klappar sig själv på axeln och berömmer sig själv för att vara effektiv.

Oftast är det ju ett arbete som väl löser sig bara man pillar med det tillräckligt, inte genom att göra annat. Det är sällan så att lösningarna kommer flygande (åtminstone inte för mig), så egentligen spelar det ingen roll om det är någon gång då och då eller varje gång det känns motigt. I dagsläget flexar jag rätt friskt, men har kommit mer och mer till insikt om att det nog snarast är tidsineffektivt.

 

[Sleepy]

@Philosophia Då är det nog så. Ibland kan det ju vara så att man gräver ner sig och behöver lite paus och distans för att hitta rätt väg. Andra gånger kan det vara motivationen som tryter. Du får prova dig fram vad som fungerar.