Att strukturera arbetet

[Philosophia]

Normalt sett så gör jag bara det som behöver göras, men just nu så har jag en anställning som består av väldigt många olika och varierande uppgifter av olika slag. Vissa saker är sådana som är lätta att bara beta av, medan andra kräver betydligt mer långsiktigt tänkande. Jag drabbas lätt av beslutsångest och har också lite svårt att stanna kvar i en seg (och kanske mer diffus) uppgift när det ramlar in saker som är lätta att beta av. Av ovannämnda skäl så är alltid min e-postkorg noga avbetad, medan jag alltid sitter i sista sekunden med arbeten av mer långsiktig karaktär.

För att få till bättre struktur i mitt arbete så vill jag arbeta och tänka mer målorienterat. Alltså, jag jobbar ju alltid mot vissa bestämda mål, men mer uttalat målorienterat. Men hur gör jag det?

De stora målen (SMART, etc) har jag inga problem att sätta upp, utan det är hur jag sätter upp delmål, strukturerar och prioriterar som jag vill bli bättre på. Det som tar mycket tid för mig är att fundera ut vad jag ska göra och hur jag ska göra det och i vilken ordning jag ska göra det.

Hjälp! Hur börjar jag?

 

[Philosophia]

För att förtydliga: När jag skriver "normalt sett så gör jag bara det som behöver göras" så menar jag inte att jag bara gör det som behöver göras (och inte mer), utan jag menar att "jag gör det som jag ska göra, utan att fundera så mycket över det".

 

[mino]

Jag använder min kalender väldigt mycket. Även om effektivitetslitteratur kan vara lite fjantig så tycker jag att boken The Now Habit har några bra förslag på hur man kan göra. Dels att man planerar baklänges utifrån slutmålet genom sin kalender och bryter ned vad man måste göra och när det måste göras för att man ska kunna nå målet (gäller dock att komma ihåg att man kommer att utvecklas tredimensionellt, alltså att man kommer att lära sig saker under vägen, detta för att målet inte ska kännas alltför skrämmande och svårt). Planerar man utifrån målet blir det lättare att identifiera delmål och ungefär vad som måste göras för att uppnå dem (och lägga in tid i kalender för att hinna med dem!).

Ett annat förslag från boken som jag gillar är att man spegelvänder sin kalender och lägger in allt som man vill göra och mår bra av, innan man lägger in det man måste göra. Jag har provat att göra detta och lägga in tid till precis allt som man egentligen inte tänker tar nån tid, från att resa till jobbet till att kolla mail på kvällen. Detta är ett jättebra sätt att få syn på hur väldigt lite tid man egentligen har till saker och ting och hur mycket man egentligen gör fast man tror att man bara slöar och är ineffektiv.

Sen kan jag av egen erfarenhet säga att många olika arbetsuppgifter som var och en har sina helt skilda mål, arbetsgrupper och arbetsinsatser är ett av de bästa sätten att bli stressad. Varje arbetsgrupp förväntar sig en massa saker och min upplevelse när jag har ett sånt läge är att jag aldrig gör ett riktigt bra jobb nånstans. Så mitt förslag är att du ser över om du kan dra ner på antalet arbetsuppgifter och bara göra de roligaste.

 

[Philosophia]

Det är väl framförallt det där med att gå baklänges i kalendern och bryta ner vad som behöver göras för att nå målet som jag har svårt för (och behöver få kläm på). Jag har liksom lite svårt att på ett tydligt och konkret sätt formulera delmålen (hur stora de ska vara och vad de ska bestå i).

Tyvärr kan jag inte dra ned på antalet arbetsuppgifter då det påverkar min tjänsts omfattning och därmed min inkomst. Men visst är det som du säger det som orsakar stress och känslan av att inte göra ett riktigt bra jobb någonstans. Oftast slutar det med att jag prioriterar det som andra blir lidande av om jag inte gör fort och bra, men samtidigt så är det det som påverkar det arbete som jag egentligen värderar högst negativt.

 

[mino]

Du kanske behöver konkretisera de slutgiltiga målen mer?
Vad exakt ska finnas när uppgifterna är klara? Är det texter? Hur långa? Hur många? Vad behöver göras för att texterna ska kunna sammanställas? Vilken kompetens har du, vilka kompetenser behöver du skaffa eller låna in? Hur behöver processen kommuniceras? Vilka krav ställer uppdragsgivarna på processen? Är du arbetsledare, vad behöver du kommunicera kring målet med uppgiften?

Känner du någon med erfarenhet av en liknande process som du kan fråga om vilka steg och problem som den personen upplevt?

 

[Sleepy]

Utgå ifrån dig själv och det som huvudsakligen är din uppgift; det som är viktigast för det du faktiskt är anställd att göra och det du vill uppnå. Låtsas att inga störande moment existerar och planera det arbetet. Spika tid i kalendern för detta - där du inte är tillgänglig för något annat. Lämna lite luft för bruset.

Kolla mailen endast gg per dag. "Handle mail once"; dvs bestäm direkt vad som ska göras med resp mail.

Alla störningar till ditt huvudsakliga spår, var det än kommer ifrån, tittar du på kritiskt: Behöver det här öht göras? Om så, är det verkligen du som ska göra det? Om inte; måste det verkligen göras nu eller kan det vänta?

Håll fokus, kör ditt tåg, följ rälsen. Det som brusar runtomkring får vänta tills nästa station.

 

[Sleepy]

raderat, dubbelt

 

[Sleepy]

raderat, dubbelt

 

[Philosophia]

Du kanske behöver konkretisera de slutgiltiga målen mer?
Vad exakt ska finnas när uppgifterna är klara? Är det texter? Hur långa? Hur många? Vad behöver göras för att texterna ska kunna sammanställas? Vilken kompetens har du, vilka kompetenser behöver du skaffa eller låna in? Hur behöver processen kommuniceras? Vilka krav ställer uppdragsgivarna på processen? Är du arbetsledare, vad behöver du kommunicera kring målet med uppgiften?

Känner du någon med erfarenhet av en liknande process som du kan fråga om vilka steg och problem som den personen upplevt?

Är inte till formuleringen av konkreta delmål samma sak som att konkretisera de slutgiltiga målen?

Jag ska titta i boken som du tipsade om. Jag känner verkligen att det här med tänkande i delmål och mål är min stora svaghet i livet och det som gör att jag ofta får beslutsångest och hattar fram och tillbaka mellan olika saker. För vissa av uppgifterna handlar det delvis om brist på kunskap om vad som krävs för att den färdiga produkten ska uppstå, men det hör arbetsuppgiften till (att ta reda på den kunskapen). Om jag ska peka på den största svårigheten så handlar den nog om hur jag formulerar delmål när jag inte exakt vet vad som behöver göras.

Det skulle verkligen vara värdefullt att ha en person som man bolla med. Jag var med i ett mentorprojekt för en del år sedan, men då var jag så pass ny att jag inte riktigt hade stött på de här problemen tidigare. Hade det varit idag så hade jag haft tusen frågor.

 

[Philosophia]

Utgå ifrån dig själv och det som huvudsakligen är din uppgift; det som är viktigast för det du faktiskt är anställd att göra och det du vill uppnå.

Problemet är att ingen uppgift är mer huvudsaklig än någon annan. Man kan säga att jag är anställd att göra tre olika saker och inget av dem har i min anställningsformulering företräde. Därför behöver jag verkligen lära mig att strukturera arbetet. För med en bra struktur och ett tydligt "Just nu gör jag X i syfte att åstadkomma Y" så får jag nog lättare att inte tänka på den plingande inkorgen och tentor som ska rättas eftersom jag har vetskap om att jag har det inplanerat vid en annan tidpunkt.

 

[Habina]

Jag gillar idéerna i "Få det gjort - svart bälte i vardagseffektivitet", även om jag inte lever upp till det helt.

Men grundregeln att om något tar mindre än två minuter att göra, så gör man det direkt, är bra. Dessutom använder jag mig av skjuta-upp-mappen, en hemma och en på jobbet.

 

[Sleepy]

med en bra struktur och ett tydligt "Just nu gör jag X i syfte att åstadkomma Y" så får jag nog lättare att inte tänka på den plingande inkorgen och tentor som ska rättas eftersom jag har vetskap om att jag har det inplanerat vid en annan tidpunkt.

Precis. Det är svårt, men när man har hittat en bra struktur och en prioritering, så är det så skönt. Man kan stänga av bruset och fokusera, resten får vänta på sin tid. Då känner man att man har kontroll över situationen och stressen minskar. Stäng av plingandet också.

Ang mål och delmål för en större uppgift, så är det som att bygga ett hus. Har du inte gjort det förut, så vet du inte precis alla detaljer hur det ska göras, du får ta reda på lite efterhand. Men för att kunna ha en plan så får man först ta reda på de stora delarna; ok, det ska vara en grund, väggar, tak. Hur lång tid kan det tänkas ta att få en grund gjord, hur har andra gjort etc. Man får höfta lite, utan att gå in på detaljer. Sen när man väl börjar med grunden så detaljplanerar man den och tar reda på mer.

Sen får man räkna med att även den bästa planeringen spricker för att det uppkommer saker man inte räknat med som måste prioriteras, men så är det. Då gör man ett tillfälligt avsteg, sen kör man vidare på rälsen.

 

[Philosophia]

Precis. Det är svårt, men när man har hittat en bra struktur och en prioritering, så är det så skönt. Man kan stänga av bruset och fokusera, resten får vänta på sin tid. Då känner man att man har kontroll över situationen och stressen minskar. Stäng av plingandet också.

Ang mål och delmål för en större uppgift, så är det som att bygga ett hus. Har du inte gjort det förut, så vet du inte precis alla detaljer hur det ska göras, du får ta reda på lite efterhand. Men för att kunna ha en plan så får man först ta reda på de stora delarna; ok, det ska vara en grund, väggar, tak. Hur lång tid kan det tänkas ta att få en grund gjord, hur har andra gjort etc. Man får höfta lite, utan att gå in på detaljer. Sen när man väl börjar med grunden så detaljplanerar man den och tar reda på mer.

Sen får man räkna med att även den bästa planeringen spricker för att det uppkommer saker man inte räknat med som måste prioriteras, men så är det. Då gör man ett tillfälligt avsteg, sen kör man vidare på rälsen.

Alltså, allt det där förstår jag jag ju. Frågan är ju hur delmålen (grunden, väggar, tak, osv.) formuleras mer precist. Hur börjar jag? Hur får jag dem tillräckligt tydliga (och mätbara, så att jag vet när delmålet är färdigt)?

Ett problem är att när det kommer till vissa uppgifter kan jag jobba hur mycket som helst med grunden. Om vi fortsätter med husbyggande som en analogi så kan grunden vara mer eller mindre perfekt, mer eller mindre förberedd för oväntade konsekvenser (ska jag förbereda för bredband trots att det ännu inte finns i byn?). Vad ska jag nöja sig med? Om jag lägger ribban på en viss nivå och senare upptäcker att jag behöver jobba mer med grunden, ska jag göra det då jag direkt upptäcker bristerna eller gör jag det i ett senare skede? Det är väl egentligen sådana saker som jag har svårt för. Det gör mig villrådig och då är det lätt att istället kasta sig över de saker som går snabbt att genomföra och som bara går att utföra på ett sätt.

 

[Philosophia]

Jag gillar idéerna i "Få det gjort - svart bälte i vardagseffektivitet", även om jag inte lever upp till det helt.

Men grundregeln att om något tar mindre än två minuter att göra, så gör man det direkt, är bra. Dessutom använder jag mig av skjuta-upp-mappen, en hemma och en på jobbet.

Mitt problem är nog att jag mer än gärna kastar mig över de saker som tar mindre än två minuter att göra.

 

[Gammeln]

Normalt sett så gör jag bara det som behöver göras, men just nu så har jag en anställning som består av väldigt många olika och varierande uppgifter av olika slag. Vissa saker är sådana som är lätta att bara beta av, medan andra kräver betydligt mer långsiktigt tänkande. Jag drabbas lätt av beslutsångest och har också lite svårt att stanna kvar i en seg (och kanske mer diffus) uppgift när det ramlar in saker som är lätta att beta av. Av ovannämnda skäl så är alltid min e-postkorg noga avbetad, medan jag alltid sitter i sista sekunden med arbeten av mer långsiktig karaktär.

För att få till bättre struktur i mitt arbete så vill jag arbeta och tänka mer målorienterat. Alltså, jag jobbar ju alltid mot vissa bestämda mål, men mer uttalat målorienterat. Men hur gör jag det?

De stora målen (SMART, etc) har jag inga problem att sätta upp, utan det är hur jag sätter upp delmål, strukturerar och prioriterar som jag vill bli bättre på. Det som tar mycket tid för mig är att fundera ut vad jag ska göra och hur jag ska göra det och i vilken ordning jag ska göra det.

Hjälp! Hur börjar jag?

Det du lär ut till studenter varför duger inte det till dig

 

[Gammeln]

Alltså, allt det där förstår jag jag ju. Frågan är ju hur delmålen (grunden, väggar, tak, osv.) formuleras mer precist. Hur börjar jag? Hur får jag dem tillräckligt tydliga (och mätbara, så att jag vet när delmålet är färdigt)?

Gör som du gör med studenterna. Sätt betyg, sätt poäng

 

[Sleepy]

Tänk dig att du är en rovfågel. För att få lite perspektiv över tillvaron får man skaffa sig distans och överblick, glida uppe i skyn. Sen fattar man ett beslut, gör en djupdykning på detaljnivå, fångar den där råttan och sen tillbaka till helikopterperspektivet. Besluten fattar man uppifrån, utifrån helheten.

Så har du tänkt dig att det tar tre veckor för grunden till huset och nån sen skriker bredband, så tar du ett steg tillbaka, kollar deadline för hela husbygget, funderar på hur mkt bredbandet skjuter på din planering. Om det då är gjort på en kvart men ger ett bättre hus i slutändan så ok då, kör på det. Stör det planeringen för mycket, tar för lång tid och faktiskt går att ordna med efteråt, så får det vänta.

Skjut från höften lite, låt inte planeringen bli en uppgift i sig. Bara stora drag med penseln först så du får ramarna. Sen försöker du hålla dig inom dem.

Svammel, svammel.

 

[Sleepy]

Mitt problem är nog att jag mer än gärna kastar mig över de saker som tar mindre än två minuter att göra.

... för att det ger direkt tillfredsställelse att något är avslutat, för att det gick lätt? Lätt fälla att falla i, när man har saker som väntar som kräver mer kraft och tid. Men fel väg att gå på lång sikt.

 

[Philosophia]

Tänk dig att du är en rovfågel. För att få lite perspektiv över tillvaron får man skaffa sig distans och överblick, glida uppe i skyn. Sen fattar man ett beslut, gör en djupdykning på detaljnivå, fångar den där råttan och sen tillbaka till helikopterperspektivet. Besluten fattar man uppifrån, utifrån helheten.

Så har du tänkt dig att det tar tre veckor för grunden till huset och nån sen skriker bredband, så tar du ett steg tillbaka, kollar deadline för hela husbygget, funderar på hur mkt bredbandet skjuter på din planering. Om det då är gjort på en kvart men ger ett bättre hus i slutändan så ok då, kör på det. Stör det planeringen för mycket, tar för lång tid och faktiskt går att ordna med efteråt, så får det vänta.

Skjut från höften lite, låt inte planeringen bli en uppgift i sig. Bara stora drag med penseln först så du får ramarna. Sen försöker du hålla dig inom dem.

Svammel, svammel.

Bra tankegångar där! Det handlar nog rätt mycket om att banka in vanan att arbeta på det sättet. Tack!

 

[Philosophia]

... för att det ger direkt tillfredsställelse att något är avslutat, för att det gick lätt? Lätt fälla att falla i, när man har saker som väntar som kräver mer kraft och tid. Men fel väg att gå på lång sikt.

Precis helt fel väg att gå!