Råd till den som arrangerar träningar - tack

[Ponnytant]

Deltar du på Clinics/träningar i klassisk dressyr och/eller AR (för "tillresta tränare")?

Har ni några råd till en "blivande arrangör"? Vad fungerar bra hos dig - och vad skulle kunna bli bättre?

Jag är angelägen om att träningarna kan fortsätta nästa år på en ridklubb i närheten av oss - både när det gäller AR och klassisk dressyr. Av olika anledningar och all of a sudden blivit ansvarig för att planera och arrangera AR-träningarna och jag kommer också att erbjuda mig att stödja en eller ett par av de andra träningarna.

Och.... om det är någon här som är arrangör vill jag gärna att ni PM:ar eftersom jag har några frågor som jag inte vill fråga på forumet.

 

[Ponnytant]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Eftersom jag inte fått några svar så konkretiserar jag ett par frågor (vill gärna veta hur ni har det hos er - hur ni gör och hur det fungerar):
Fika & lunch
Ser ni det som ett "måste"?
Är det samma person som ordnar det alltid - eller turas ni om?
Ryttartider
Sätter arrangören tiderna (och ni får ordna ev byten med varandra) - eller är det öppet för önskemål (arrangören tar in och "pusslar" innan meddelande år ut)?
Avbokningar
Hur gör ni vid ev återbud - betalar anmälningsavgift som ni inte får tillbaka? - OK att avboka före ett visst datum? - man får betala om man inte hittar ersättare?
Datum för träning
Planerar ni för "nästa gång"? halvår? helår?

 

[via]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Så här har jag gjort.
Fika & lunch
Ett måste tycker jag inte att det är, men trevligt om alla äter tillsammans. Jag har ordnat mat, som jag sedan har tagit aningen mer än självkostnadspris för.Om någon deltagare har velat fixa egen mat, har det givetvis varit ok.
Ryttartider
Jag har pusslat ihop tider enligt önskemål
Avbokningar
Man har för det tränare jag har ordnat clinics för fått betala en summa i bokningsavgift. Den får man inte tillbaka om inte man har ett väldigt gott skäl att utebli eller någon annan kan ta platsen.
Datum för träning
Vi har planerat för ungefär ett halvår i stöten.

 

[Immer]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Fika & lunch
Vi brukar ha knytkalas. Lite pillrigt för mig som arrangör att dela ut "uppgifter" om vad deltagarna ska ha med sig. Ryttarna brukar få "enklare uppdrag" som t ex ett paket kaffe, eller en flaska saft plus ett paket margarin. Fotfolket får ta med exempelvis paj/pastasallad för 4-5 personer var, eller fikabröd, eller frukostbullar.

Ryttartider
Jag föreslår tider, och tar hänsyn till de jag vet har långt att köra, eller av andra skäl vill komma senare/åka hem tidigare. Sen är det helt ok om deltagarna byter inbördes.

Avbokningar
Jag brukar ha sista betalningsdatum tre veckor innan kursen. Den som avbokar efter den dagen får inte tillbaks kursavgiften såvida det inte finns någon ersättare - då betalar jag tillbaks hela avgiften.
Om någon har mycket goda skäl att inte komma, och ersättare inte kan ordnas, hoppas jag att instruktören är hygglig och sänker sitt arvode. Jag som arrangör kan ju inte betala ur egen ficka.

Datum för träning
Jag planerar för hela året.

 

[mårran]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Så här gör vi hos oss.
Fika & lunch
Ser ni det som ett "måste"?Var och en tar med sin egen lunch. Fika, frukt, kakor i ridhuset ingår.
Är det samma person som ordnar det alltid - eller turas ni om? Vi har sagt att vi skulle turas om men det har mestadels blivit så att arrangören har fixat lunch till instruktören samt handlat fika för fotfolkspengarna.
Ryttartider
Sätter arrangören tiderna (och ni får ordna ev byten med varandra) - eller är det öppet för önskemål (arrangören tar in och "pusslar" innan meddelande år ut)?Arrangören brukar sätta upp ett schema, som regel har vi sagt till innan om det är något särskilt. Vi kan även byta med varandra och ändra efteråt.
Avbokningar
Hur gör ni vid ev återbud - betalar anmälningsavgift som ni inte får tillbaka? - OK att avboka före ett visst datum? - man får betala om man inte hittar ersättare? Vi hjälps åt att hitta ersättare om någon inte kan rida, går det inte så får man betala ändå. Instruktören har även varit snäll och låtit det gå ändå med en mindre, men det är sagt att alla som har fast ridplats får själv fixa ersättare eller betala ändå.
Datum för träning
Planerar ni för "nästa gång"? halvår? helår?[/QUOTE]Vi planerar halvårsvis.

 

[kulltorp]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Ett tips från AR-träningar i Sörmland jag varit på är att varje ryttare har skrivit lite om sin häst och deras utveckling, vad de har för mål, speciella svårigheter och liknande. Detta har arrangören skickat ut till alla deltagare, både ryttare och fotfolk innan kursen och det tycker jag har varit värdefullt.

Ha det gott

 

[mårran]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Ja så har vi också gjort ibland, det är kul. Speciellt om det kommer nya med både för dom och för oss andra.

 

[OlleAtlas]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Fika och lunch Jag brukar ordna lunch av cateringföretag och har med det i priset. Fotfolk får också betala för lunchen och när den kommer på bordet har jag hört kommentarer som "matnirvana". Tycker det är mysigt att äta gott och tillsammans. Fixar även fram bröd och ost. Kan inte koka kaffe vid ridhuset så alla tar med sig stol, kaffe eller annat de vill ha.

Ryttartider Skickar ut schema och tar hänsyn till hur långt ifrån man bor. Försöker se till att det inte är samma som får de jobbigare tiderna och tar även hänsyn till om någon har ett "synnerligt skäl".

Avgifter Tar en handpenning på 500:- och den får man inte tillbaka såvida det inte finns en reserv (och det gör det nästan alltid). Då löser vi det. Resten av avgiften ska vara betald cirka tre veckor innan kursen och skulle det bli förhinder sen så löser reserven och den ursprungliga ryttaren det mellan varandra.
Låter kanske hårt men i början blev det i slutändan jag som helt plötsligt betalade. Förresten betalar jag lika mycket som alla de andra ryttarna.

 

[bigganl]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Fika & lunch
Ser ni det som ett "måste"?

Vi äter alltid lunch tillsammans, men alla har med sig eget att äta. Funkar bra och är trevligt. Vi har också teori när vi ätit klart.

Är det samma person som ordnar det alltid - eller turas ni om?

se ovan

Ryttartider
Sätter arrangören tiderna (och ni får ordna ev byten med varandra) - eller är det öppet för önskemål (arrangören tar in och "pusslar" innan meddelande år ut)?

Arrangören sätter tiderna. Innan det lämnar vi önskemål till henne och sen händer det att hon gör ändringar om det inte passar någon. Vi får alltid en korrekt lista via mail innan kursen.

Avbokningar
Hur gör ni vid ev återbud - betalar anmälningsavgift som ni inte får tillbaka? - OK att avboka före ett visst datum? - man får betala om man inte hittar ersättare?

det vet jag faktiskt inte. Har inte lämnat återbud någongång.

Datum för träning
Planerar ni för "nästa gång"? halvår? helår?

Vi brukar säga till när vi tycker det är dags för kurs igen och då arrangerar hon en helt enkelt. Ibland bestämmer vi att vi ska ha en kurs till om ett par månader och sen kommer en inbjudan med mail när hon hittat ett datum som passar tränaren.

Annat som jag tycker är bra är att om det är nya ryttare eller nya i publiken så presenteras ekipagen så att alla har ett hum om hur länge de tränat, vart de startade, hur de tränat och varför . Den informationen är värdefull både för ryttarna och för fotfolket.

 

[OlleAtlas]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Fika och lunch Jag brukar ordna lunch av cateringföretag och har med det i priset. Fotfolk får också betala för lunchen och när den kommer på bordet har jag hört kommentarer som "matnirvana". Tycker det är mysigt att äta gott och tillsammans. Fixar även fram bröd och ost. Kan inte koka kaffe vid ridhuset så alla tar med sig stol, kaffe eller annat de vill ha.

Ryttartider Skickar ut schema och tar hänsyn till hur långt ifrån man bor. Försöker se till att det inte är samma som får de jobbigare tiderna och tar även hänsyn till om någon har ett "synnerligt skäl".

Avgifter Tar en handpenning på 500:- och den får man inte tillbaka såvida det inte finns en reserv (och det gör det nästan alltid). Då löser vi det. Resten av avgiften ska vara betald cirka tre veckor innan kursen och skulle det bli förhinder sen så löser reserven och den ursprungliga ryttaren det mellan varandra.
Låter kanske hårt men i början blev det i slutändan jag som helt plötsligt betalade. Förresten betalar jag lika mycket som alla de andra ryttarna.

Oj, det där med datum missade jag. Jag får datum av tränaren och anpassar mig efter det. Någon gång har jag fått byta, som t ex höstdatumet 2011, då jag redan nu vet att det inte funkar.

 

[tipi]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Fika/lunch:
Fika finns att tillgå i ridhuset hela dagen. Mackor, kakor och bullar. Även frukt. Håller blodsockret uppe även under sen em. Arrangören serverar instruktören med fika kontinuerligt. Lunch äter vi ihop men alla har med sin egen att värma (utom instruktören som vi bjuder). Lunch brukar intas i samband med andra teoripasset.

Ridtider:
Vi har bestämda tider "på pappret" men sen är det självklart individuellt efter var de olika ekipagen befinner sig för dagen. Vi försöker också alltid lägga de långväga tidigast på em passen.

Avgifter:
Lojalitetsprincipen. Har man anmält sig ansvarar man för sin plats.

Städning etc:
Alla hjälps åt att ta upp skit etc i ridhuset, plocka undan stolar. Alla mockar efter sina hästar.

 

[Josa]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Fika & lunch
Ser ni det som ett "måste"?
Det enda "måstet" som jag ser det är möjligheten att äta i ett ordentligt uppvärmt rum. Vår arrangör brukar antingen fixa lunch som man köper till självkostnadspris, eller i god tid meddela att man får ha med sig eget och så käkar vi gemensamt. Kaffe/te/annat varmt att dricka är ett stort plus.

Är det samma person som ordnar det alltid - eller turas ni om?
Samma person, men som självklart får hjälp om hon ber om det.

Ryttartider
Sätter arrangören tiderna (och ni får ordna ev byten med varandra) - eller är det öppet för önskemål (arrangören tar in och "pusslar" innan meddelande år ut)?
För oss som alltid är med finns det möjlighet att önska, om vi är ute i god tid.

Avbokningar
Hur gör ni vid ev återbud - betalar anmälningsavgift som ni inte får tillbaka? - OK att avboka före ett visst datum? - man får betala om man inte hittar ersättare?
Har man tackat ja till sin plats blir man ansvarig för att den fylls. Vi hjälps åt att jaga ersättare, men den som har platsen är ytterst ansvarig. Vi med fasta platser har hårdare krav på oss att fylla våra än de som kommer och går. (jag är inte odelat förtjust i det, men samtidigt är det skönt att ha en fast plats) Tränaren har ett sista datum för avbokning, efter det är det upp till arrangören (dvs oss som rider) att lösa kostnaderna.

Datum för träning
Planerar ni för "nästa gång"? halvår? helår?
Vår tränare har ett minst sagt späckat schema, så vi får en eller två tider per halvår + står på lista för eventuella återbudstider.

Städning
Alla hjälps åt under dagen, vi i "fasta kärnan" kör lite värdskap och hjälper tillresta till rätta och har lite markservice.

 

[buffy_]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Tycker det har varit svårast att komma överens om vilka som ska rida. På en del av kurserna jag e med på är det alltid fler ekipage än platser och kösystemet är minst sagt frustrerande. Jag har försökt få gehör för ett enhetligt system istället för som nu: LOTTNING

 

[Totola]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Lottning är ju ändå rättvist tycker jag. Så det inte blir att de som är gröna aldrig får chans att vara med. Fast jag förstår frustrationen över att inte kunna veta om man får vara med eller inte, särskilt om man är "gammal och trogen" jämfört med flera andra som inte varit med kontinuerligt eller det är få träningstillfällen och man riskerar långa träningsglapp.

Då känns det värre tycker jag med "först till kvarn"-stilen där det blir panik med att hinna anmäla sig, eller kösystem där inga nya lyckas slå sig in.
Skulle man ha kösystem så kanske det hade varit trevligt med 1-2 öppna platser varje månad som lottas bland alla reserver och nya? Lite större chans att få komma med som ny då tänker jag och ändå kunna stå på kö till ordinarie platserna under tiden. Spånar bara.
Själv tycker jag det är lite jobbigt med företräde för hyresgästerna och ruljans bland övriga, eftersom jag själv åker betydligt längre utifrån och på något vis tycker mig vara värd platsen om jag anstränger mig för att åka längre med kusen och troget anmäler mig i princip varje gång! Men har haft tur och fått plats nästan alla gånger ändå tack vare att det inte är så högt tryck på platserna.

 

[Ponnytant]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

KL
Tack för era synpunkter och tips. Nu en fråga till (gäller dels etablerad AR-tränare, dels "klassisk portugisisk" dito).

Hur hittar vi fler intressenter?
Vi är för få för att vara säkra på att fylla upp träningarna (med fasta deltagare). Några har skrivit om kö-system och lottning, men mitt problem är att vi nätt och jämt fyllt träningarna hittills och jag vill vara hyfsat säker på att vi har full beläggning de tillfällen vi bokar. Så - hur hittar jag fler intressenter (gäller både fotfolk och ryttare)??
Tips emottages tacksamt från er som jobbat upp ett etablerat gäng under längre tid eller er som söker.... (inte akad....se, radannonserna här eller de andra "radannons-sidorna" - de har jag hyfsad koll på).

 

[Snurrfian]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Jag som på inget vis är insatt i den akademiska världen utan bara lite allmänt nyfiken hittar inte träningar förrens efter de har varit. Så mitt tips är lokal tidningar, kanske få till ett repotage före men ialla fall en annons.

Lappar på ställen där det rör sig hästfolk, Granngården, utrustningsbutiker osv. Gärna i god tid så man hinner fundera och planera! Det kanske även är värt att annonsera i lokaltidningar en bit bort.

 

[Immer]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Jag sätter upp lappar på Granngården/Lantmännen (har fyra olika affärer inom några mils avstånd), ridsportaffärer samt på ICA både hemma i byn och i stan.
Annons på Blocket , kostar bara 20 kr, har fångat upp en del deltagare.

 

[Ponnytant]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

...så mitt tips är lokal tidningar, kanske få till ett repotage före men ialla fall en annons.

Att försöka få till en artikel är en jättebra idé! Jag ska skriva och skicka in efter den första träningen för resp tränare.

Tyvärr är lokaltidningen väldigt.... lokal. Men vi har ju tidningen i närliggande storstan'. Jag tycker ofta de verkar ha total nyhetstorka på de lokala "utsocknessidorna" (som också ska innefatta vår lilla stad). Någon notis kan man kanske få in där också.

 

[Ponnytant]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Nya frågor - till både arrangörer och deltagare (från mig som vill vara en duktig arrangör )

Ryttarmiddagar
Brukar ni anordna "ryttarmiddagar" någon gång i samband med träningarna - och hur brukar intresset för det vara?

Förbättringspunkter
Finns det något hos dig som du själv tycker borde kunna förbättras (både när det gäller information och arrangemang)? Jag frågar eftersom det kan ge mig fler tips

Tränare från utlandet
Om ni anlitar tränare från annat land - brukar ni samordna tillfällena med andra arrangörer (i Sverige), eller överlåter ni åt tränaren göra det?

 

[Dressyr]

Sv: Råd till den som arrangerar träningar - tack

Ryttarmiddagar helst ihop med tränaren är kanon, det brukar vi ha härnere (vanlig dressyr)första kvällen, då är tränaren här 2 dagar.

Ridpriset baseras på flygbiljett ToR så det blir lite struligt att samordna med andra arrangörer.