Projektkoordinator

[lizzie]

Jag skulle behöva lit erfarenhetsutbyte med er som arbetar som projektkoordinator. Jag har haft detta arbete i 1 år, det är en ny tjänst - ingen vet egentligen vad en projektkoordinator har för ansvarsområden och mina projektledare ser mig som deras "assistent". En bild som förra chefen tyckte var helt OK. Dock har jag behov av större utmaningar än så.

Sedan januari har vi en ny chef, vi kommer bra överens och chefens mål är att jag ska arbeta som en riktig koordinator. Alltså mer som projektledarnas arbetsledare.

Det största motståndet vi har gäller utdelning av projekt - ingen vill ha nya jobb då alla har fullt upp. De är tekniska projektledare inom park och gata. På totalt 8 projektledare har vi 152 olika byggprojekt i olika faser - så vi har mycket jobb.

Vi är en kommunal organisation, vi har nu ett projektledaravtal så när vi får anhopningar med jobb så ska vi lösa detta med konsulter.

Det jag skulle behöva bolla med er är just hur ser fördelningen av projekt ut. Pekar chefen med hela handen? Gör koordinatorn någon bedömning om hur stort projektet är och sedan fördelar projektet enligt någon rättvisemodell? Får projektledarna alltid välja själva?

/Lizzie

 

[Smulu]

Så du är alltså tänkt att fungera som någon slags spindeln i nätet som fördelar ut resurser och eller projekt till projektledarna?
Isåfall så skulle du / chefen kunna låta projektledarna välja projekt utifrån intresse och kompetens om möjlighet finns. Finns denna möjlighet inte så måste projektledarna acceptera att bli tilldelade projekt.

 

[lizzie]

Ja, alla projektbeställningar kommer till mig. Meningen är att jag sedan ska koordinera ut projekten till våra projektledare. I dagsläget skickar ut en förfrågan ifall det är någon som är intresserad - det är alltid väldigt svalt intresse vid dessa förfrågningar. Ingen slänger sig över projekten direkt. Utan här sitter jag med ett gäng beställningar som ingen vill ha. Nu har vi precis fått igenom ett avtal för projektledarkonsult och kommer ta in extern personal. Det förs också en diskussion kring hur projektutdelningen ska gå till. På något sätt verkar det som om projektledarna vill att det ska vara en rättviseklausul som träder in. "nu har jag 10 projekt av den här omfattningen och komplexiteten och 5 av en annan, men XX har minsann bara 5 projekt av samma omfattning och komplexitet."

Jag kan tycka (och har även sagt till min chef) att det finns två kriterier för att ta emot nya projekt om man inte anmäler sig frivillig. Att det finns tidsutrymme och att projektledaren har rätt kompetens. Om det sedan är ett stort eller litet projekt ska inte spela någon roll. Men mitt gäng har hakat upp sig på att alla ska ha lika många projekt av samma slag. Alltså t ex. 10 stora, 5 små och 3 medelstora.

Vi sitter alltså med projektledare som egentligen kan ta nya projekt, men inte tycker det är rättvist om de skulle få projekt med en viss omfattning och komplexitet - om det är så at de precis haft ett sådant projekt.

/Lizzie

 

[athena_arabians]

@lizzie: Åh, du sitter mitt emellan

Om jag vore du skulle jag förankra fördelningskriterierna med din chef och sedan peka med hela handen när du delar ut projekten (enligt överenskomna kriterier). Givetvis ska det finnas utrymme för en viss diskussion men någonstans måste ju jobbet bli utfört och man kan inte alltid välja.

Sedan är jag en elak person som tycker att dina projektledare borde piskas upp lite! På din beskrivning låter de som ett gäng barnrumpor som vill ha någon form av millimeterrättvisa a la barn som delar glass

 

[lizzie]

Exakt så är det :banghead:

Nu är jag inte speciellt orolig över att vara en obekväm projektkoordinator :devil: - jag har min chef med mig som tur är. Men eftersom jag är tämligen ny på min tjänst och de inte tidigare hade projektkoordinator tänkte jag att det kan vara bra att kolla hur andra gör :)

/Lizzie

 

[Tora]

Jag tycker man kan sträva efter att arbetsfördelningen skall vara någotsånär jämn. Det är tex rätt jobbigt att göra två tunga saker efter varandra medan kollegan bredvid har haft tre lätta snabba saker.

Jag har upplevt att dom större sakerna oftast kräver mer engagemang, att dom tar mer energi från en. Då kan det vara skönt att ta en enkel okomplicerad grej efter en tungrodd stor sak. Även om tex en stor och två små tar lika lång tid i antal arbetstimmar så kan ändå den stora vara mer energikrävande än två små.

Sen är nog millimeterrättvisa svår att få. Det måste man nog acceptera.

 

[MiaMia]

Jag tror att man inte alltid kan ordna så att alla har lika många stora/små projekt. Men man kan inte heller strunta helt i om projekten är stora eller små. Man får lov att ha lite koll så att det över tid ska jämna ut sig och bli rättvist.
Precis som ifall det krävs speciell kompetens och den som redan har mest kanske får ta en period av att ta på sig extra mycket. Om man vet att man efteråt kommer få igen detta genom att "vila" med lite lägre press så kommer folk också bli mer positiva till att ta på sig uppgifterna frivilligt också.
Beror mycket på kulturen på arbetsplatsen och förtroendet för att du har koll så det blir bra för alla i slutändan. Om man tidigare har erfarenhet av att det inte fungerar med styrningen så att fördelningen jämnas ut över tid så har gruppen lärt sig att använda millimeterrättvisa som skydd mot det.

 

[lizzie]

Vår enhet har lite växtvärk, för drygt 1 år sedan var det 4 projektledare och 1 byggledare på enheten. Förra hösten anställdes jag, 4 projektledare och 2 byggledare. Alltså har enheten fördubblat på cirka 1 år. Dock har gnällande över att det är "för mycket" inte avtagit.

Eftersom enheten varit kraftigt underbemannad så har det självklart varit riktigt jobbigt för de få som arbetat här och utdelningen av projekt var ju förenat med stor ångest.

Självklart tycker jag att fördelningen av projekt ska vara så rättvist som det bara går. Men det tjafsas om småsaker, man tar inte att chefen (eller jag) kommer med ett nytt projekt. Utan då ska det jämföras med vad alla andra har.

Jag anser att olika människor har olika arbetskapacitet vid en viss tidpunkt i livet. Och att det är därför svårt att jämföra sig med andra. Nu ska projektledarna träffa mig för att vi ska ta fram ett poängbedömingssystem - där jag ska poängbedöma alla inkomna beställningar utifrån omfattning och komplexitet. Sedan vill de att vi tittar på hur många projekt i varje poänggrupp som varje projektledare har. Just för att alla ska ha lika många projekt av t ex 3r, 5r eller 7r (eller vad nu poängskalan blir).

Jag är inte byggingenjör - så hur jag ska kunna bedöma omfattning och komplexitet utifrån ett poängsystem - det är ju en annan femma

Någon som liknande system?

/Lizzie

 

[Myrten]

Jag tycker man kan sträva efter att arbetsfördelningen skall vara någotsånär jämn. Det är tex rätt jobbigt att göra två tunga saker efter varandra medan kollegan bredvid har haft tre lätta snabba saker.

Jag har upplevt att dom större sakerna oftast kräver mer engagemang, att dom tar mer energi från en. Då kan det vara skönt att ta en enkel okomplicerad grej efter en tungrodd stor sak. Även om tex en stor och två små tar lika lång tid i antal arbetstimmar så kan ändå den stora vara mer energikrävande än två små.

Sen är nog millimeterrättvisa svår att få. Det måste man nog acceptera.

När jag jobbade som konsult hade vi det omvända förhållandet. De stora projekten som ibland löpte över flera år var ofta komplicerade, men samtidigt roliga, utmanande och det fanns resurser. Småprojekten kunde vara väldigt slimmade och stressande att få ihop. Jag höll fullständigt på att ta livet av mig själv en höst när jag under ett par månader skulle rodda fem småprojekt från planering till genomförande och rapportering.

TS, milimeterrättvisa kan det aldrig bli men baserat på mina erfarenheter har jag full förståelse för att projektledarna vill ha en något så när jämn fördelning. En stor anledning för mig att jag gick vidare från mitt förra jobb var att jag upplevde att jag väl lätt sattes på de slitsamma småprojekten (eftersom jag klarade av dem och är stresstålig) och fick stå tillbaka för andra i de större och roligare projekten. När det hänt för många gånger skaffade jag mig ett annat jobb.