Rätt bilaga till protokollet

[tanten]

Livet ger ständigt nya insikter.

I en organisation finns handlingar dels utsända till de valda ombuden till riksorganisationens årsmöte. Dels finns de på nätet under organisationens funktionärsinloggning. Denna inloggnings lösen är också distribuerad till ombud.

jag har upptäckt att en av handlingarna till mötet finns i två versioner. Dels den som sänds ut i pappersform och dels den som finns på nätet bland handlingar till mötet. De är ganska olika. Den på nätet är rätt mycket till en speciell persons fördel.

Hur säkerställer man att det är rätt handling som biläggs protokollet efteråt?

Jag har skrivit många protokoll och jag har justerat ganska många också - om än i kommunal förvaltning. Jag har aldrig varit med om att lusläsa bilagorna också. Inte heller har jag lagt med bilagorna till de protokoll jag gett till justerare.

Hur gör man om man ska göra det rätt??

 

[Lovisaleonora]

Oj, det här är ju verkligen inte säkert.

Personligen vill jag att det som läggs ut på nätet är en scannad kopia av det underskrivna, justerade originalet. Och då ska ju protokollförare och justeringsman/-kvinna sätta sina initialer i nedre hörnen på samtliga blad.

Om jag förstått frågeställningen och farhågan rätt.

 

[tanten]

Oj, det här är ju verkligen inte säkert.

Personligen vill jag att det som läggs ut på nätet är en scannad kopia av det underskrivna, justerade originalet. Och då ska ju protokollförare och justeringsman/-kvinna sätta sina initialer i nedre hörnen på samtliga blad.

Om jag förstått frågeställningen och farhågan rätt.

Med andra ord så ska justerarna även signera bilagorna?

Det låter logiskt men jag har aldrig justerat bilagor. Inte på någon nivå.
Hur vanligt är det?

Ponera att den person som vill att saker ska vara på dens sätt- ponera att den bilägger "sin" bilaga och det blir dokumentet som styrelsen ska jobba efter. Och så är det en annan handling än den som föredrogs på mötet. Det är min farhåga....
Vid frågor kan personen ju hänvisa till att den fanns som möteshandling på nätet.....

Suck. Det är helt osannolikt hur mycket konstiga människor det finns.

 

[Lovisaleonora]

Den som justerar protokollet kontrollerar att protokollföraren har lagt med den bilaga i den version som avhandlats på mötet. Om sedan fel bilaga avhandlas på mötet - det är ju en verkligt gigantisk miss.

Jag skriver ALDRIG på något på enbart sista blad, utan signerar alla aktuella sidor, även dubbelsidigt.

 

[Korven]

Jag hoppas du tar upp det på rätt nivå. Så får det ju inte gå till, bra att veta om man nu nån gång ska justera nåt protokoll

 

[tanten]

Den som justerar protokollet kontrollerar att protokollföraren har lagt med den bilaga i den version som avhandlats på mötet. Om sedan fel bilaga avhandlas på mötet - det är ju en verkligt gigantisk miss.

Jag skriver ALDRIG på något på enbart sista blad, utan signerar alla aktuella sidor, även dubbelsidigt.

Min stora farhåga är att den handling som behandlas på mötet och godkänns där inte kommer att vara densamma som sedan bifogas protokollet. Dvs att mötet tar det utskickade förslaget (som är utan ändringar) men att det sedan efteråt läggs en annan handling till protokollet. En handling med samma namn men annat innehåll.

Jag brukar vara petig med att de som justerar protokoll jag skrivit alltid ska signera alla sidor. Men signera bilagor har jag aldrig själv gjort och aldrig bett någon göra.

 

[Korven]

Vete 17 om jag inte skulle vilja ha ett möte där detta är den enda punkten på dagordningen

 

[tanten]

Vete 17 om jag inte skulle vilja ha ett möte där detta är den enda punkten på dagordningen

Lite svårt när det är en nationell organisation. Man kan inte kalla samman delegater från sydligaste skåne till norraste norrland bara för en fråga.


Jag har googlat vidare och med rätt sökord hittade jag ett LEADER-protokoll där bilagorna finns med, och de är klart och tydligt signerade av justerarna.

Jag kommer att väcka den frågan på mötet om det inte är klargjort att justerarna kollar så det är rätt bilaga. Det är lite trixigt eftersom jag bara har yttranderätt och inte röst- eller förslagsrätt. Men jag har löst sån't förr. Man får vara lite listig.

 

[tanten]

Inser att jag är rätt nördig i mina frågor.
Men jag säger som Alice Bah Kunhke - jag ÄLSKAR protokoll och dagordningar.

 

[Snurrfian]

@tanten De gånger jag har skrivit på protokoll i lite större sammanhang så har jag fått signera varje sida och även eventuella bilagor.

 

[Mirtai]

@tanten jobbar i kommunal förvaltning och hos oss signeras även ev antagna dokument av justerarna för att kunna diarieföras i rätt version. Dvs även policys, reglementen, ÖP osv ska signeras på varje sida!

 

[tanten]

@tanten jobbar i kommunal förvaltning och hos oss signeras även ev antagna dokument av justerarna för att kunna diarieföras i rätt version. Dvs även policys, reglementen, ÖP osv ska signeras på varje sida!

Intressant.
I min kommun justerar jag bara nämndprotokollet. Inga övriga handlingar.
Jag ska ta upp frågan med sekreteraren och höra varför vi inte gör så.

I och för sig så är ju alla handlingar diarieförda och diarienumret ger ju information. Men ändå.

 

[Mirtai]

Intressant.
I min kommun justerar jag bara nämndprotokollet. Inga övriga handlingar.
Jag ska ta upp frågan med sekreteraren och höra varför vi inte gör så.

I och för sig så är ju alla handlingar diarieförda och diarienumret ger ju information. Men ändå.

Vi införde det för att säkerställa att rätt dokument fanns i ärendet.

Efter antagande ska dokumentet kompletteras med antagandedatum och vilken paragraf det var. När det gjorts signeras originalet och diarieförs som antaget dokument och kan även läggas upp på hemsidan tex.

Det är absolut inget måste men något vi införde för att säkerställa att vi fick rätt version av dokumentet .

Jobbar med KF och KS och där gör vi så. Tror det är annorlunda i nämnderna än så länge även om vi försöker få till det där med

 

[tanten]

Vi införde det för att säkerställa att rätt dokument fanns i ärendet.

Efter antagande ska dokumentet kompletteras med antagandedatum och vilken paragraf det var. När det gjorts signeras originalet och diarieförs som antaget dokument och kan även läggas upp på hemsidan tex.

Det är absolut inget måste men något vi införde för att säkerställa att vi fick rätt version av dokumentet .

Jobbar med KF och KS och där gör vi så. Tror det är annorlunda i nämnderna än så länge även om vi försöker få till det där med

Ibland drabbas man av insikter.
Jag har skrivit protokoll och lett möten i nästan hela mitt liv. Till och med i min ungdom kurser i föreningsteknik och allmänt nördat ner mig i ämnet genom att jag varit och är aktiv på lokal, regional och nationell nivå i flera olika organisationer.

Jag har aldrig ens tänkt tanken att man kunde bilägga fel handling till protokollet! Har aldrig hört någon talas om något sådant.
Man lär så länge man lever.

Jag ska tillbringa ett antal timmar med en - vice - KFO idag. Ska kolla med hen om bilagorna justeras i vår kommun.