Redovisa arbetstid

[Monkie]

Har ett litet dilemma med mitt nya arbete. Jag ska jobba åtta timmar/vecka med ett projekt. Dock innefattar detta väldigt väldigt många små moment, ett mail hit och ett mail dit. Lite planering av min egen tid för när jag ska sitta med projektet, lite tankeverksamhet och så vidare. Min chef och min löneassistent säger att jag ska vara noga med att dokumentera tiden så att jag inte jobbar för mycket, att det lätt blir så med detta projekt. Och jag ska klumpa ihop alla småtider och lägga timpass i lönesystemet. Att jag ska plussa alla små minuter.

Men rent praktiskt blir ju detta ett väldigt pilligt arbete. Ett mail tar kanske en minut för mig att skriva, och några minuters tankeverksamhet, jag gör det ofta i farten när jag är ledig eller kvällar från min mobil. Behöver inte starta upp jobbdatorn alltid. Den här veckan har jag skickat runt 30 mail men den faktiska arbetstiden med det är bara kanske 15 minuter, så det blir ju liksom ingen riktig arbetstid av det hela. Samtidigt har jag ju fått massa gjort. Jag har svårt att sitta en hel kvart, för oftast behöver jag svar på ett mail för att kunna bolla vidare och så håller det på.

Funderar nu på om det är rimligt mot både mig och arbetsgivare att skriva upp tex 5 minuter/mail? Hur hade ni gjort?

 

[sjoberga]

Jag hade nog inte stått ut att jobba i en sådan kontext där den detaljnivån ansågs rimlig. Jag har ofta många projektuppgifter i olika stadier igång och organiserar arbetet efter det och hoppar emellan, och plötsligt får man en fantastisk ide om något man gjorde förra veckan och tänker igenom det. Sen kommer någon och ställer en fråga som gör att man får gräva fram lite information i 7 och en halv minut åt ett annat pågående projekt. Osv.

Ett motmedel brukar vara att man efterfrågar var man ska rapportera varje vecka av 4 timmar detaljerad tidrapportering.

 

[Monkie]

Jag hade nog inte stått ut att jobba i en sådan kontext där den detaljnivån ansågs rimlig. Jag har ofta många projektuppgifter i olika stadier igång och organiserar arbetet efter det och hoppar emellan, och plötsligt får man en fantastisk ide om något man gjorde förra veckan och tänker igenom det. Sen kommer någon och ställer en fråga som gör att man får gräva fram lite information i 7 och en halv minut åt ett annat pågående projekt. Osv.

Ett motmedel brukar vara att man efterfrågar var man ska rapportera varje vecka av 4 timmar detaljerad tidrapportering.

För deras del kan jag rapportera in åtta timmar i ett sträck, men de rådde mig att hålla koll så att jag inte "jobbar för mycket", det är okej, men då ska jag också få ersättning för det liksom. Så det är mest för min egen skull att jag inte vill jobba för mycket utan att få betalt. Och jag vill inte heller jobba för lite men jag ser att den risken kan komma om jag bara skriver upp den faktiska tiden jag arbetar rent fysiskt. Jag kan ju maila hit och dit en hel dag men den faktiska tiden jag faktiskt arbetar blir en kvart och det känns lite orimligt också. Som du beskriver så tänker jag ju en del på jobbet och planeringen och mailen, men jag sitter inte och viker min tid åt tänkandet.

 

[sjoberga]

För deras del kan jag rapportera in åtta timmar i ett sträck, men de rådde mig att hålla koll så att jag inte "jobbar för mycket", det är okej, men då ska jag också få ersättning för det liksom. Så det är mest för min egen skull att jag inte vill jobba för mycket utan att få betalt. Och jag vill inte heller jobba för lite men jag ser att den risken kan komma om jag bara skriver upp den faktiska tiden jag arbetar rent fysiskt. Jag kan ju maila hit och dit en hel dag men den faktiska tiden jag faktiskt arbetar blir en kvart och det känns lite orimligt också. Som du beskriver så tänker jag ju en del på jobbet och planeringen och mailen, men jag sitter inte och viker min tid åt tänkandet.

Okej, då tänker jag att du kanske måste försöka vika tid åt arbetet om du vill ha ordning på det (alltså bara som tips). Nu jobbar jag i en timme och sedan släpper jag det. Om man försöker koncentrera det så kanske det är möjligt. Jag vet inte om det är frivilligt att ha "jobbet igång" även när man inte "jobbar", men det brukar kunna vara en ganska skadlig kombo. Det är ju inte rimligt som förväntan från arbetsgivare i alla fall att man ska träda in i och träda ut ur arbetet massor gånger per dag och hålla reda på alla slattar.

 

[Monkie]

Okej, då tänker jag att du kanske måste försöka vika tid åt arbetet om du vill ha ordning på det (alltså bara som tips). Nu jobbar jag i en timme och sedan släpper jag det. Om man försöker koncentrera det så kanske det är möjligt. Jag vet inte om det är frivilligt att ha "jobbet igång" även när man inte "jobbar", men det brukar kunna vara en ganska skadlig kombo. Det är ju inte rimligt som förväntan från arbetsgivare i alla fall att man ska träda in i och träda ut ur arbetet massor gånger per dag och hålla reda på alla slattar.

Det fungerar inte, inte i nuläget i alla fall. Jag blir då arbetslös däremellan liksom. Behöver invänta svar innan jag kan bolla vidare. Enda gången det fungerar är om jag har möten, då går det någon/några timmar i sträcket.

 

[Monkie]

Det fungerar inte, inte i nuläget i alla fall. Jag blir då arbetslös däremellan liksom. Behöver invänta svar innan jag kan bolla vidare. Enda gången det fungerar är om jag har möten, då går det någon/några timmar i sträcket.

Ska lägga till att jag ju kan undvika att svara på mail och spara alla till ett tillfälle i veckan, men då blir jag dels en stoppkloss åt mig själv, och dels har jag inget emot själv att hoppa in lite här och där, det kräver inte så jättemycket. Mer att jag vill vara ärlig med tiden och redovisa rätt både gentemot arbetsgivaren och mig själv.

 

[Snubbelfot]

För min del, ofta med rejält fragmenterad arbetstid, klumpar jag ihop och redovisar ner till halvtimme. Jag redovisar tiden dagligen men somliga uppgifter/projekt/processer kanske tar några dagar att generera en halvtimme - och då redovisar jag den först då. Även jag har ett fragmenterat 20% projekt sedan en tid, det redovisar jag också som fulla halvtimmar när de fyllts, inte kortare. När jag nått en ackumulerad halvtimme (eller flera) håller jag reda på hyfsat väl i huvudet, tror jag iaf.

 

[Monkie]

För min del, ofta med rejält fragmenterad arbetstid, klumpar jag ihop och redovisar ner till halvtimme. Jag redovisar tiden dagligen men somliga uppgifter/projekt/processer kanske tar några dagar att generera en halvtimme - och då redovisar jag den först då. Även jag har ett fragmenterat 20% projekt sedan en tid, det redovisar jag också som fulla halvtimmar när de fyllts, inte kortare. När jag nått en ackumulerad halvtimme (eller flera) håller jag reda på hyfsat väl i huvudet, tror jag iaf.

Hur gör du för att redovisa för dig själv, så att säga? Sätter du fem minuter per kort åtgärd till exempel?

 

[Snubbelfot]

Hur gör du för att redovisa för dig själv, så att säga? Sätter du fem minuter per kort åtgärd till exempel?

Nej, ett mailsvar t ex kan ju ta allt från en halvminut till en timme eller mer så jag har inte känt att det kan bli riktigt rättvisande. Jag håller reda på tiden i huvudet, mellan tummen och pekfingret, ibland med stöd av en snabb titt i mailkorg eller teamslogg, och redovisar tid så snart den nått upp till typ en halvtimme. Jag har valt att tro att den metoden inte ger en mer felaktig bild än någon annan...

 

[Jenka]

Är det en anställning på 20% eller ett delprojekt i din ordinarie anställning?

 

[Monkie]

Nej, ett mailsvar t ex kan ju ta allt från en halvminut till en timme eller mer så jag har inte känt att det kan bli riktigt rättvisande. Jag håller reda på tiden i huvudet, mellan tummen och pekfingret, ibland med stöd av en snabb titt i mailkorg eller teamslogg, och redovisar tid så snart den nått upp till typ en halvtimme. Jag har valt att tro att den metoden inte ger en mer felaktig bild än någon annan...

Okej, tack för svar.

Jag funderar en hel del över hur jag rättvist kan redovisa just de där små små åtgärderna, som utgör en stor del av arbetet. De 30 korta mailen leder till att jag kan sätta mig en timme och arbeta med projektet, men då har jag ju lagt ner en hel del planering ändå, som jag inte kan "bevisa". Som @sjöberga skriver kan jag ju tänka en del på projektet och planera i huvudet när jag till exempel går till dagis men det är ju ingen faktiskt arbetstid. Idag har jag jobbat praktiskt i två minuters effektiv arbetstid till exempel, men har funderat på projektet och vad jag behöver göra och vad jag behöver ta upp på mötet kanske en halvtimme-timme.

 

[Snubbelfot]

Idag har jag jobbat praktiskt i två minuters effektiv arbetstid till exempel, men har funderat på projektet och vad jag behöver göra och vad jag behöver ta upp på mötet kanske en halvtimme-timme.

Om det tankearbetet har varit den enda, eller dominerande, arbetsuppgiften under den timmen så hade jag redovisat den som projekttid. Om det handlat om att ruva på projektet under tiden du arbetar med något mer konkret (läs: inte tankekrävande) så hade jag redovisat tiden på den uppgiften.

 

[Jenka]

Att räkna några minuter per mail tycker jag låter rimligt. (Beroende på hur mail brukar se ut så kanske något färre än 5 min under arbetstiden?). Saker som jag kommer på på väg till förskolan räknar jag generellt inte som arbetstid.

Planering är absolut arbetstid.

Att kolla mail under kvällar/ledig tid undviker jag. Om det förväntas bör man väl ha nån specifik kompensation för "jouren" men ofta är det väl att man inte själv avslutar. Då blir det ju också större startsträcka och arbetstid jämfört med att svara på ett mail under en arbetsdag med andra uppgifter.

 

[Monkie]

Är det en anställning på 20% eller ett delprojekt i din ordinarie anställning?

Det är en anställning på 20%.

 

[svea]

Det finns appar där man kan stämpla in och ut och sen exportera tiden till Excel.

 

[Badger]

Det är en anställning på 20%.

Kan du inte svara på mailen en gång per dag. Sätt av 30 minuter för det och se om du hinner på den tiden, annars får du väl ta tid tills du är klar, om du är klar efter 15 minuter så är du.

Tycker att svara på mail faktiskt tar längre tid än man tror och om du tänker räkna varje svarat mail som ligger lite här och där på dan så får du ju ta tiden helt enkelt. Ping in mail (starta stopwatch), öppna telefonen, öppna programmet, läsa mailet, svara på mailet, skicka, gå ur mailprogram (stoppa stopwatch). Har det verkligen bara gått en minut nu? jag är lite skeptisk. Sannolikt upptäcker du att det tar just fem minuter ofta, eller mer ibland, men lär få något slags fingervisning efter några mail. För jag gissar att du i alla fall måste tänka någon sekund på vad du skriver i mailet du skickar och läsa om det?

Det känns jättekonstigt för mig om du skickat 30 mail på 15 minuter. Vid flera tillfällen under veckan. Jag kan koppla om du skickade alla 30 mailen som ett massmail och letade upp 30 mailadresser att skicka det till. Eller om du inte tänkte någonting alls utan bara skickade ok, ok, fixar, ok (på en kort fråga som, möte lördag? -ok). Och möjligen det är såhär och såhär och såhär på ett.

 

[Brassneck]

Jag hade ett sånt jobb, hade stämpelklocka på mobilen då. Blev ju en del öppnande av appen men bra för mig att kunna hålla koll på hur mycket jag egentligen jobbade.
Man kan ju göra det i ett par veckor bara för att se om man ligger bra till i tid. Det är ofta mer tid än man tror, speciellt om det är ett sånt ”ska bara”-jobb.

 

[soom]

Jag projektredovisar all min arbetstid på många olika projekt/kunder. En riktigt dålig dag kan jag ha 30-40 olika poster att redovisa (det handlar då om snabba rutinuppgifter för många kunder, tex inlämning av deklarationer). Enda sättet för mig att hålla reda på det är att skriva upp vad jag gör. Korta mailsvar specar jag inte, de får ingå i annat. Den stora skillnaden mot ts blir väl att jag inte växlar så mycket mellan jobb och privat, så håller jag reda på när jag börjar och slutar så vet jag att jag har gjort x timmar och kan jämka ihop det vid behov.

I ts fall hade jag nog provat att ta hand om mailen en eller två gånger per dag och då hålla koll på tiden. Alternativt hade jag tagit tiden på vartenda mail under en vecka eller två för att få en snittid och sen hade jag tidredovisat den snitttiden per mail framöver. Tror absolut ts måste göra nån form av mätning, 30 mail på 15 minuter låter inte riktigt rimligt.

Planering är väl absolut arbetstid. Jag hade nog tänkt "om tjänsten hade varit på 100%, hade jag kunnat göra detta på arbetstid då?" Är svaret ja, då är det arbetstid även på en 20%-tjänst.

 

[Monkie]

Tack för svar! Tror jag ska testa med nån sån flexapp tills jag har ett hum!

 

[a1agnlju]

Jag har en pappersalmanacka (en dag per sida) som alltid ligger bredvid datorn. Där redovisar jag allt och sammanställer det sedan vid dagens eller veckans slut. Skippa att mejla på mobilen utan gör det enbart på datorn (i alla fall den delen som hör till projektet) så blir det lättare att hålla koll.