Någon som använder öronproppar i aktivitetsbaserat kontor?

[Motacilla]

Kruxet är att de som bestämmer hur lokaler i kommunala organisationer ska se ut ofta har väldigt lite insikt i hur arbetet utförs på golvet.
En period satt jag i AKB med flera hundra anställda som arbetade med olika saker och där många dessutom hade rätt höga krav på att sekretess ska följas, vilket i praktiken var helt omöjlig att hålla på ett bra sätt. Och just våran verksamhet hanterade fortfarande kilovis med papper varje månad. Väldigt ickedigitalt.

Det är ett typexempel på att man inte börjat med att ta reda på vad användarna faktiskt utför för arbetsuppgifter och vilka behov de har.

Det går liksom inte att bara fråga en avlägsen chef tre organisationssteg bort vad en grupp människor gör eller hur de gör.
De som faktiskt arbetar med sånt här brukar skicka enkäter och intervjua personal FÖRST. Steg 2 är att planera kontoret och därefter kommer man överens om hur man ska jobba tillsammans i den nya miljön. Vad kan man t.ex göra på ett nytt sätt och vad kan man inte förändra.

Vissa verksamheter går inte heller att göra annat än i egna rum. Och det vet alla som kan något om kontor.

 

[Hermelin]

Det jag läst är tvärtom, att det bättre för arbetsförmåga och samarbete att man har egna kontor.

Jo, precis. De flesta föredrar att sitta i egna kontor. Men för de som flyttar från traditionella kontorslandskap till aktivitetsbaserat så trivs man lite bättre. Känslan av att få lite mer kontroll över sin arbetsmiljö är väl det som gör att man gillar det lite bättre?

Samtidigt är min egna upplevelse att samarbetet inte alls alltid underlättas av egna kontor. Jag har i närtid jobbat ett tag på en annan myndighet. Mina medarbetare satt alla i egna kontor i samma korridor. Med följd att fler satt och jobbade på samma sak utan vetskap om varandra. Alltså satt tre kolleger och utvecklade samma sak utan att de andra visste. Rejält slöseri med tid. I ett landskap hade överhörningen faktiskt förbättrat samarbetet och produktionen.

För övrigt skulle det vara intressant att se forskning som jämför eget kontor med aktivitetsbaserat utifrån resultat. Om det nu låter sig mätas på ett jämförbart sätt. Vi vet att folk trivs bättre i egna kontor. Men vi vet inte om de faktiskt också presterar bättre. Man ska inte underskatta effekten av att andra kan se din skärm.

 

[Hermelin]

Det är ett typexempel på att man inte börjat med att ta reda på vad användarna faktiskt utför för arbetsuppgifter och vilka behov de har.

Det går liksom inte att bara fråga en avlägsen chef tre organisationssteg bort vad en grupp människor gör eller hur de gör.
De som faktiskt arbetar med sånt här brukar skicka enkäter och intervjua personal FÖRST. Steg 2 är att planera kontoret och därefter kommer man överens om hur man ska jobba tillsammans i den nya miljön. Vad kan man t.ex göra på ett nytt sätt och vad kan man inte förändra.

Vissa verksamheter går inte heller att göra annat än i egna rum. Och det vet alla som kan något om kontor.

Exakt! Vi började med att be samtliga medarbetare om synpunkter. Det gäller att forma lokaler som funkar till det de ska användas till. Idag och om tio år.

 

[Sharpless]

Samtidigt är min egna upplevelse att samarbetet inte alls alltid underlättas av egna kontor. Jag har i närtid jobbat ett tag på en annan myndighet. Mina medarbetare satt alla i egna kontor i samma korridor. Med följd att fler satt och jobbade på samma sak utan vetskap om varandra. Alltså satt tre kolleger och utvecklade samma sak utan att de andra visste. Rejält slöseri med tid. I ett landskap hade överhörningen faktiskt förbättrat samarbetet och produktionen.

Osäker om det är typen av arbetsplats som är problemet där, eller dålig ledning. På mitt jobb är det ingen som gör saker dubbelt, trots att vi sitter utspridda på flera fysiska platser.

 

[Hermelin]

Osäker om det är typen av arbetsplats som är problemet där, eller dålig ledning. På mitt jobb är det ingen som gör saker dubbelt, trots att vi sitter utspridda på flera fysiska platser.

Ja, precis. Det har jag självklart upplevt också. Det går förstås inte att bevisa att det gänget inte samarbetade pga kontoren på samma sätt som det inte går att bevisa att du och dina kolleger klarar att samarbeta trots kontoren.

Men det skulle vara intressant att se forskning där man jämförde faktiska resultat i olika sittningar. För även om medarbetarna trivs bäst i egna rum är jag inte helt övertygad om att det alltid avspeglar sig i högre produktion.

 

[Pontevecchio]

Nu förstår jag inte frågan?

Jag tänker att det man vanligtvis gör vid en sån här övergång (jag har en anhörig som arbetar med sånt här) är att man går igenom att det t.ex i de tysta delarna av kontoret verkligen ska vara tyst, att det inte är okej att ockupera ett konferensrum ensam för att man inte vill sitta med andra, att det finns områden avsedda för gemensamma arbetsmoment osv.
En större flexibilitet i att man kan behöva röra på sig utgående från vad man arbetar med.

undrade vilka metoder du syftade på bara. Låter rimligt med introduktion.

 

[Pontevecchio]

Kruxet är att de som bestämmer hur lokaler i kommunala organisationer ska se ut ofta har väldigt lite insikt i hur arbetet utförs på golvet.
En period satt jag i AKB med flera hundra anställda som arbetade med olika saker och där många dessutom hade rätt höga krav på att sekretess ska följas, vilket i praktiken var helt omöjlig att hålla på ett bra sätt. Och just våran verksamhet hanterade fortfarande kilovis med papper varje månad. Väldigt ickedigitalt.

är väl precis det jag skrev? Först måste man implementera ett arbetssätt som tillåter AKB att funka.
Men precis som pandemin gjorde att många plötsligt kunde jobba hemma och fick fram lösningar för det går det mesta att utveckla till att passa AKB.

 

[SaraMara]

Ekonomin är snäv för många företag. Valet att behålla personalen som kan bidra till bättre ekonomi genom att de jobbar in pengar och att ha luftiga lokaler känns självklart i alla fall för mig när jag ser hur just vår verksamhet ser ut. Sedan ska arbetsmiljön naturligtvis vara vettig och i vissa fall kan det innebära att egna rum är det enda alternativet. Men inte i alla.

Problemet för många ag är ju att balansera det du säger ovan. Jag har fått lokalfrågan på mitt bord inför kommande flytt för min ag och variabeln 'behålla personal' får man inte heller glömma i en bransch som är sjukt konkurrensutsatt vad gäller vår enda faktiska resurs: våra medarbetare.
Skulle vi införa AKB skulle vi tappa 80 % av personalen på ett bräde. Stora, luftiga rum med mycket dagsljusinsläpp är liksom en sådan där 'karriärstege-grej' delvis (tänk: corner office-prylen) men i vårt yrke (advokatbyrå) är egna rum något av en nödvändighet för att orka prestera och leverera på sätt som förväntas.

Skitsvårt när man letar nya lokaler, och behöver sådär minst 45 rum + mötesrum, nästan alla nybyggnationer är ju optimerade för typ "80 arbetsplatser" - men på sådär 800 kvm totalt inkl. gemensamhetsutrymmen. Räcker inte långt om man ska börja göra ens cell-kontor av spektaklet.

Har hört från kollegor i branschen att t.ex. Konkurrensverket införde AKB för sina jurister och att det inte föll så väl ut. Några byråer i Stockholm provade också för tiotalet år sedan - blev totalt haveri t.o.m. enligt de seniora delägarna (som typiskt sett inte är de som sitter och skriver 14 h per dag utan mer rör sig ute i ackvisitionssyfte om man ska vara lite fördomsfull) som snart övergav idén trots att den direkt gav dem mer pengar i utdelning pga. väsentligen kapade lokalkostnader.

Det är för mig en omöjlig ekvation att uppgifter som är svinsvåra, kräver massor av koncentration och en mängd parallella tankar igång samtidigt samtidigt som du också måste uttrycka dig koncist, perfekt och pedagogiskt skulle bli lättare att utföra i en miljö där du hela tiden störs av andra människor som rör sig eller låter. Jag orkar knappt upprätthålla den nivån av koncentration mer än 1-2 h i sträck trots avstängt ljud på alla enheter, lång träning och hög förmåga i ett knäpptyst rum där jag har alla mina saker och all litteratur direkt inom räckhåll.

Lokalkostnaden kommer även nästa hyresperiod få bli hög alltså.

 

[SaraMara]

Jag vill inte sitta i ett kontorslandskap heller. På mitt lilla kontor har jag plats för mina saker. Mitt te i en hylla. Foton på familjen och hästen. Mina växter i fönsterbrädan.

Jag är likadan. Vill ha några ljus, mina växter, några fina foton, några ombyten hängandes bakom dörren tillsammans med några olika par skor, lådor i skåpen för personliga nödfallsgrejer som extra strumpbyxor, deo, en liten sminkväska, lite snacks för sena kvällar osv. En renfäll och några kuddar i fönstersmygen där jag kan sitta och läsa stora dokument i lugn och ro med en stor balja kaffe på det lilla sidobordet bredvid.
En cykelstol i ena hörnet när jag vill röra lite på mig. Osv.
Mitt kontor är den plats jag enskilt spenderar mest tid på varje vecka - det måste få vara härligt att komma in där varje morgon.

 

[Islandshästryttare]

Det är ett typexempel på att man inte börjat med att ta reda på vad användarna faktiskt utför för arbetsuppgifter och vilka behov de har.

Det går liksom inte att bara fråga en avlägsen chef tre organisationssteg bort vad en grupp människor gör eller hur de gör.
De som faktiskt arbetar med sånt här brukar skicka enkäter och intervjua personal FÖRST. Steg 2 är att planera kontoret och därefter kommer man överens om hur man ska jobba tillsammans i den nya miljön. Vad kan man t.ex göra på ett nytt sätt och vad kan man inte förändra.

Vissa verksamheter går inte heller att göra annat än i egna rum. Och det vet alla som kan något om kontor.

Exakt! Vi började med att be samtliga medarbetare om synpunkter. Det gäller att forma lokaler som funkar till det de ska användas till. Idag och om tio år.

På mitt jobb frågade de också vilka behov medarbetarna hade och tog in synpunkter sen gjorde man på precis motsatt sätt (ja jag söker nytt jobb....)

 

[escodobe]

På mitt jobb frågade de också vilka behov medarbetarna hade och tog in synpunkter sen gjorde man på precis motsatt sätt (ja jag söker nytt jobb....)

Det var så det hade gått till på min arbetsplats också.

 

[Islandshästryttare]

Det var så det hade gått till på min arbetsplats också.

Det känns som att de bara brydde sig om kostnader. De flyttade ihop fyra kontor i det kontoret vi sitter nu vilket inte gav någon särskilt bra förutsättningar för gemensamma rutiner och spelregler.

 

[Roheryn]

Man ska inte underskatta effekten av att andra kan se din skärm.

Oavsett typ av kontor så sätter jag mig så att andra inte kan se min skärm. Alltid. Och skulle någon ställa sig bakom mig och titta så slutar jag jobba tills de går därifrån. Finns inget värre än när folk hänger över axeln när jag jobbar!

 

[Lingon]

Oavsett typ av kontor så sätter jag mig så att andra inte kan se min skärm. Alltid. Och skulle någon ställa sig bakom mig och titta så slutar jag jobba tills de går därifrån. Finns inget värre än när folk hänger över axeln när jag jobbar!

Jag håller med! Det är riktigt obehagligt!

 

[Hermelin]

Oavsett typ av kontor så sätter jag mig så att andra inte kan se min skärm. Alltid. Och skulle någon ställa sig bakom mig och titta så slutar jag jobba tills de går därifrån. Finns inget värre än när folk hänger över axeln när jag jobbar!

På vårt gamla kontor var det många som satt längs ett gångstråk. Dvs alla som gick där kunde se ens skärm. Jag tror att de kollegerna är sjukt nöjda med att flytta till aktivitetsbaserat så att de själva kan välja en plats.

 

[Jenka]

Intressant att följa diskussionen om abk. Vårt kontor håller på att byggas om till ett sådant. Jag känner mig väldigt skeptisk. Förhoppningsvis kommer det gå att styra så de dagar jag kommer vara på kontoret blir för (fysiska) samarbeten.

 

[Roheryn]

På vårt gamla kontor var det många som satt längs ett gångstråk. Dvs alla som gick där kunde se ens skärm. Jag tror att de kollegerna är sjukt nöjda med att flytta till aktivitetsbaserat så att de själva kan välja en plats.

Ja, jag föredrar akb alla dagar i veckan jämfört med traditionellt kontorslandskap med fasta platser. Men har oftast suttit i någon form av hybrid mellan de två, dvs det är ett "vanligt" kontorslandskap men utan fasta platser så man väljer själv. Å andra sidan verkar folk tendera att välja samma platser varje dag - vet inte om ni som kör AKB "på riktigt" ser samma fenomen?

 

[nowayout]

Man ska inte underskatta effekten av att andra kan se din skärm.

Om en arbetsgivare upplever att vuxna människor måste övervakas varje sekund för att se till att de gör det som de ska, så är det knappast kontorets utformning som är problemet, då är det något i organisationen som är ordentligt fel. Sådana arbetsplatser tar död på allt vad arbetsglädje heter.

 

[Hermelin]

Om en arbetsgivare upplever att vuxna människor måste övervakas varje sekund för att se till att de gör det som de ska, så är det knappast kontorets utformning som är problemet, då är det något i organisationen som är ordentligt fel. Sådana arbetsplatser tar död på allt vad arbetsglädje heter.

Jag tror att du övertolkar vad jag skrev.

Men under alla år jag jobbat och på alla arbetsplatser jag varit på så är det i alla fall min upplevelse att det slösurfas lite mer hos de kolleger som har egna rum. Och att de med egna rum har haft liiite längre pratstunder som inte varit jobbrelaterade. Men det är som sagt bara min egna upplevelse. Det finns ingen forskning som stöder det.

 

[Fruentimber]

Jag tror att du övertolkar vad jag skrev.

Men under alla år jag jobbat och på alla arbetsplatser jag varit på så är det i alla fall min upplevelse att det slösurfas lite mer hos de kolleger som har egna rum. Och att de med egna rum har haft liiite längre pratstunder som inte varit jobbrelaterade. Men det är som sagt bara min egna upplevelse. Det finns ingen forskning som stöder det.

Så länge det inte påverkar deras faktiska arbetsinsats så ser jag inte riktigt vad det spelar för roll?

Om jag slösurfar fem minuter eller tjugofem minuter ser jag inte vad det spelar för roll, så länge jag får jobbet gjort. Eller slösurfar samtidigt som jag jobbar. Att folk skulle gå omkring med ett mentalt tidur på det sättet låter som en ganska ohälsosam arbetsplats.